O departamento administrativo de uma empresa pode ser considerado o coração organizacional ou até mesmo o cérebro da máquina empreendedora. Essa é a área que detém a visão geral do negócio e o faz funcionar. Ou seja, ela representa a base da empresa e garante o ritmo e a sustentabilidade para o dia-a-dia da operação.
Esse setor estratégico está presente nas obras e aquisições da empresa. Ele cuida dos relacionamentos com os diversos públicos, como comunidades, autoridades municipais, sindicatos, capital humano, entre outros. Além disso, o departamento administrativo zela pelos aspectos fiscais e tributários, controlando custos e acompanhando o nível de satisfação dos funcionários.
Para que tudo esteja em pleno funcionamento e questões simples não ocupem o tempo da gerência, é necessário que o departamento administrativo tenha uma equipe preparada. Com papéis bem definidos, cada funcionário sabe exatamente o que fazer. Não há espaços em branco e toda demanda passa a ter um responsável. Dessa forma, a questão da organização administrativa se mostra essencial para qualquer empresa, seja ela grande ou pequena.
Dessa forma, pode-se afirmar que o departamento administrativo é capaz de fornecer aos seus dirigentes um panorama real de como está a empresa em determinado momento. Inclusive, são os dados fornecidos por essa área que vão assegurar que a liderança tenha insumos necessários para a tomada de decisões acertadas. São esses fatores que contribuem diretamente para o crescimento da companhia como um todo.
Como funciona o departamento administrativo de uma empresa?
Uma das principais funções em um departamento administrativo é a liderança. O responsável escolhido deve coordenar toda a empresa utilizando as informações levantadas diariamente para definir as próximas estratégias da companhia. Ou seja, dentro do departamento administrativo deverá haver um líder que tenha conhecimento e capacidade profissional para distribuir tarefas e observar o bom andamento das atividades. Dessa forma, ele cuidará da administração de forma geral e sempre decidirá de acordo com os valores e metas da organização.
Vale ressaltar que estar em uma posição de liderança não significa necessariamente “mandar”. É necessário que esta pessoa conheça muito bem as rotinas que fazem parte do cotidiano da empresa. Além disso, entender a importância de cada segmento e antecipar seus impactos no negócio, auxiliam no desenvolvimento da companhia. Antes de entender como funciona o departamento administrativo de uma empresa efetivamente, deve-se observar alguns fatores.
Compreender quais são os diversos setores de uma organização, tal como seus objetivos e competências, ainda é algo complicado para alguns gestores. Isso acontece porque muitas atividades são codependentes e acabam misturando-se entre si.
O problema real acontece quando essas informações da estrutura não são passadas com clareza para os funcionários. Nessas ocasiões, muitas demandas acabam ficando sem um responsável ao mesmo tempo em que ocorre acúmulo de funções para outros colaboradores.
Quais são os departamentos essenciais?
Independentemente do porte, toda empresa deve possuir pelo menos quatro departamentos essenciais:
- Administrativo;
- Financeiro;
- Contábil;
- Comercial.
Cada uma dessas áreas tem atribuições diferentes. Elas atendem a públicos internos, como funcionários e diretoria, e externos, que é o caso de clientes, investidores e parceiros. Geralmente, o departamento administrativo absorve as atribuições das áreas financeiras e contábeis. Mesmo assim, é necessário deixar claro que a razão pela qual esses departamentos funcionam juntos é por serem áreas interdependentes. Ou seja, de qualquer forma, cabe à área administrativa coordenar todas elas, que, por sua vez, também precisam ter responsáveis capacitados e dedicados.
Alessandra Cavalli
Supevisor(a) Financeiro
